Dua tahun lalu, Microsoft meluncurkan SharePoint Syntex, yang memanfaatkan AI untuk mengotomatiskan pengambilan dan klasifikasi data dari dokumen — membangun layanan SharePoint yang sudah ada. Hari ini menandai perluasan platform ke Microsoft Syntex, serangkaian produk dan kemampuan baru termasuk anotasi file dan ekstraksi data. Syntex membaca, memberi tag, dan mengindeks konten dokumen — baik digital maupun fisik — menjadikannya mudah dicari dan tersedia dalam aplikasi Microsoft 365 serta membantu mengelola siklus hidup konten dengan pengaturan keamanan dan penyimpanan.

Menurut Chris McNulty, direktur Microsoft Syntex, yang mendorong peluncuran ini adalah meningkatnya keinginan pelanggan untuk “melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit”, terutama saat resesi membayangi. Sebuah survei tahun 2021 dari Dimensional Research menemukan bahwa lebih dari dua pertiga perusahaan membiarkan data berharga tidak dimanfaatkan, sebagian besar karena masalah membangun jalur pipa untuk mengakses data tersebut.

“Sama seperti intelijen bisnis yang mengubah cara perusahaan menggunakan data untuk mendorong keputusan bisnis, Microsoft Syntex membuka nilai dari sejumlah besar konten yang berada dalam suatu organisasi,” kata McNulty kepada TechCrunch dalam wawancara email. “Hampir semua industri dengan konten dan proses berskala besar akan merasakan manfaat dari penerapan Microsoft Syntex. Secara khusus, kami melihat keselarasan terbesar dengan industri yang bekerja dengan volume yang lebih tinggi dari konten yang padat secara teknis dan diatur – layanan keuangan, manufaktur, perawatan kesehatan, ilmu kehidupan, dan ritel di antaranya.”

Syntex menawarkan cadangan, pengarsipan, analitik, dan alat manajemen untuk dokumen serta penampil untuk menambahkan anotasi dan redaksi ke file. Wadah memungkinkan pengembang untuk menyimpan konten dalam kotak pasir terkelola, sementara “akselerator skenario” menyediakan alur kerja untuk kasus penggunaan seperti manajemen kontrak, pembayaran akun, dan sebagainya.

“Pengolah konten Syntex memungkinkan Anda membuat aturan sederhana untuk memicu tindakan selanjutnya, apakah itu transaksi, peringatan, alur kerja, atau sekadar mengisi konten Anda di perpustakaan dan folder yang tepat,” jelas McNulty. “[Meanwhile,] penampil tingkat lanjut menambahkan lapisan anotasi dan penintaan di atas konten apa pun yang dapat dilihat di Microsoft 365. Anotasi dapat dibuat dengan aman, dengan izin yang berbeda dari konten yang mendasarinya, dan juga tanpa mengubah konten yang mendasarinya.”

McNulty mengatakan bahwa pelanggan seperti TaylorMade sedang menjajaki cara menggunakan Syntex untuk manajemen dan perakitan kontrak, menstandarkan kontrak dengan klausul umum seputar persyaratan keuangan. Perusahaan juga menguji coba layanan untuk memproses pesanan, tanda terima, dan dokumen transaksional lainnya untuk tim hutang dan keuangan, selain mengatur dan mengamankan email, lampiran, dan dokumen lain untuk kekayaan intelektual dan pengajuan paten.

“Salah satu transaksi konten yang tumbuh paling cepat adalah tanda tangan elektronik,” kata McNulty. “[With Syntex, you] dapat mengirimkan permintaan tanda tangan elektronik menggunakan Syntex, Adobe Acrobat Sign, DocuSign, atau salah satu solusi mitra tanda tangan elektronik kami lainnya dan konten Anda tetap berada di Microsoft 365 saat sedang ditinjau dan ditandatangani.”

Pemrosesan dokumen cerdas dari jenis yang dilakukan Syntex sering disebut-sebut sebagai solusi untuk masalah manajemen file dan orkestrasi dalam skala besar. Menurut satu sumber, 15% dari pendapatan perusahaan dihabiskan untuk membuat, mengelola, dan mendistribusikan dokumen. Dokumen tidak hanya mahal — tetapi juga membuang-buang waktu dan rawan kesalahan. Lebih dari sembilan dari 10 karyawan yang menanggapi survei ABBY tahun 2021 mengatakan bahwa mereka membuang waktu hingga delapan jam setiap minggu untuk melihat-lihat dokumen untuk menemukan data, dan menggunakan metode tradisional untuk membuat dokumen baru membutuhkan waktu rata-rata tiga jam dan menimbulkan enam kesalahan dalam tanda baca. ejaan, penghilangan atau pencetakan.

Sejumlah perusahaan rintisan menawarkan produk untuk mengatasi hal ini, termasuk Hypatos, yang menerapkan pembelajaran mendalam untuk memberdayakan berbagai otomatisasi back-office dengan fokus pada industri dengan kebutuhan pemrosesan dokumen keuangan yang berat. Flatfile secara otomatis mempelajari bagaimana data yang diimpor dari file harus disusun dan dibersihkan, sementara vendor lain, Klarity, bertujuan untuk menggantikan manusia untuk tugas-tugas yang memerlukan tinjauan dokumen berskala besar, termasuk formulir pesanan akuntansi, pesanan pembelian, dan perjanjian.

Seperti banyak layanannya yang diumumkan hari ini, Microsoft, ternyata, skala taruhan akan menguntungkannya.

“Syntex menggunakan AI dan teknologi otomasi dari seluruh Microsoft, termasuk ringkasan, terjemahan, dan pengenalan karakter optik,” kata McNulty. “Banyak dari layanan ini tersedia untuk akun komersial Microsoft 365 tanpa lisensi tambahan di muka di bawah model bisnis bayar sesuai penggunaan yang baru.”

Syntex mulai diluncurkan hari ini dan akan terus diluncurkan pada awal 2023. Microsoft mengatakan akan memiliki detail tambahan tentang harga dan pengemasan layanan yang dipublikasikan di pusat pesan Microsoft 365 dan melalui dokumentasi pengungkapan lisensi dalam beberapa bulan mendatang.